Política de tratamiento de datos personales

1. Quién es el responsable

• Responsable: GERENCIA LEGAL INTEGRAL COLOMBIA S.A.S., NIT 900.428.867-1.
• Marca y servicio: LICIPROF, plataforma para preparar ofertas en procesos de contratación estatal (liciprof.com y app.liciprof.com).
• Dirección: Transversal 3 No. 51A-49, interior 701, Bogotá D.C. Sede en Tunja: Carrera 2 No. 32-49, local 2.
• Correo para datos personales: datos@liciprof.com.
• Teléfono y WhatsApp: 320 270 3795.

2. Normas que se aplican

Artículo 15 de la Constitución Política, Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 (Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulos 25 y 26, que recogen el Decreto 1377 de 2013) y las demás normas que las modifiquen o complementen.

3. Palabras que se usan en esta política

• Titular: la persona natural a quien se refieren los datos.
• Dato personal: cualquier información que identifique o pueda identificar a una persona natural.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad o puede generar discriminación, como los datos de salud, incluida la condición de discapacidad.
• Tratamiento: recoger, guardar, usar, circular o suprimir datos personales.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado: quien trata los datos por cuenta del Responsable.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Transmisión: el envío de datos a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del Responsable.

4. Principios

El tratamiento sigue los principios de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

5. Qué datos tratamos y de quién

Datos que cargan los clientes. Sobre los datos de terceros que el cliente carga para preparar sus ofertas, el cliente es el Responsable y GERENCIA LEGAL INTEGRAL COLOMBIA S.A.S. actúa como Encargado. Los trata solo para prestar el servicio y según las instrucciones del cliente. El cliente garantiza que tiene la autorización de esas personas para usarlos en sus ofertas.

Datos sensibles. LICIPROF no los pide. Algunos documentos que el cliente puede cargar para acreditar criterios diferenciales, como el certificado de discapacidad de un trabajador, contienen datos sensibles. Se usan solo para acreditar ese criterio en la oferta, con la autorización expresa del titular, que debe obtener el cliente. Nadie está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles.

Niños, niñas y adolescentes. LICIPROF no trata sus datos.

Información pública. Los procesos, entidades y contratos que LICIPROF muestra vienen de los datos abiertos de SECOP II, publicados por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente con licencia CC BY-SA 4.0, y se tratan como información pública.

• Quien crea una cuenta o escribe a ventas: nombre, correo, empresa, NIT, celular y plan de interés. En calidad de Responsable.
• Usuarios de la plataforma: nombre, correo, contraseña (guardada cifrada, nunca legible), rol, empresas en las que trabaja, fecha y hora de entrada, dirección IP y navegador, y el registro de los cambios que hace. En calidad de Responsable.
• Clientes, para facturar: razón social, NIT, dirección, correo de facturación y soporte del pago. No guardamos números de tarjeta. En calidad de Responsable.
• Personas cuyos datos cargan los clientes para preparar sus ofertas (representantes legales, accionistas, integrantes de consorcios, profesionales del equipo de trabajo, firmantes): nombre, documento de identidad, cargo, hojas de vida, títulos, tarjetas profesionales, experiencia, firmas escaneadas y los documentos de la empresa en que aparezcan (RUT, RUP, certificados, estados financieros). En calidad de Encargado, por cuenta del cliente.

6. Para qué los usamos

• Crear y administrar las cuentas, verificar la identidad al entrar y enviar los enlaces de acceso.
• Prestar el servicio: mostrar el radar de procesos, leer los pliegos y documentos, comparar requisitos con la información de la empresa y generar formatos, ofertas y documentos para los procesos que escoja el cliente.
• Atender las pruebas, las preguntas y el soporte.
• Enviar avisos del servicio: procesos nuevos o con cambios, fallas de SECOP, el estado de la prueba y del plan.
• Facturar, cobrar y cumplir las obligaciones contables y tributarias.
• Proteger la plataforma: registro de entradas y cambios, prevención de fraude y de accesos indebidos, y solución de fallas.
• Mejorar el servicio con estadísticas de uso que no identifican a nadie.
• Cumplir las órdenes de las autoridades competentes.

7. Lectura con inteligencia artificial

Para leer los pliegos y los documentos que el cliente escoge, su contenido se envía a proveedores de inteligencia artificial que lo procesan como Encargados, por cuenta de LICIPROF y según sus condiciones contractuales. Se envía solo lo necesario para la lectura que el cliente pidió. La inteligencia artificial no toma decisiones por el cliente: lo que muestra se revisa contra el pliego y la decisión de presentarse es del cliente.

8. Encargados y envío de datos a otros países

Para prestar el servicio, LICIPROF se apoya en proveedores que actúan como Encargados, con contratos y medidas de seguridad. A la fecha de esta versión son:

• Servidor de la plataforma y base de datos: Amazon Web Services, en Estados Unidos.
• Archivos que cargan los clientes: Cloudflare, en Estados Unidos y su red mundial.
• Envío de correos: Brevo, en la Unión Europea (Francia).
• Lectura de pliegos y documentos con inteligencia artificial: Anthropic; como respaldo, NVIDIA y Google, en Estados Unidos.
• Registro de fallas técnicas: Sentry, en Estados Unidos.
• Conteo de visitas a la página pública, sin cookies de publicidad: Cloudflare, en Estados Unidos y su red mundial.

Al aceptar esta política, el Titular autoriza la transmisión de sus datos a estos Encargados, dentro y fuera de Colombia, para las finalidades del numeral 6. Si cambia algún proveedor, se actualiza esta lista.

LICIPROF no vende ni presta los datos personales, y no los entrega a terceros para sus propios fines, salvo orden de autoridad competente.

9. Derechos del Titular

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Pedir prueba de la autorización que dio.
• Ser informado del uso que se ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización o pedir que se borren sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho la consulta o el reclamo ante LICIPROF.

10. Cómo ejercer esos derechos

Por correo a datos@liciprof.com o por WhatsApp al 320 270 3795. La solicitud debe traer el nombre y documento del Titular (o de quien lo representa, con el soporte), lo que pide, el correo o la dirección para responder y los documentos que quiera hacer valer.

• Consultas: se responden en máximo 10 días hábiles. Si no es posible, se avisa el motivo y se responde dentro de los 5 días hábiles siguientes.
• Reclamos (corregir, actualizar, borrar o revocar): se responden en máximo 15 días hábiles. Si no es posible, se avisa el motivo y se responde dentro de los 8 días hábiles siguientes. Si el reclamo está incompleto, se pide completarlo en los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin que se complete, se entiende que se desistió.

Atiende las solicitudes: la Gerencia de GERENCIA LEGAL INTEGRAL COLOMBIA S.A.S., por datos@liciprof.com.

11. Cómo se pide y se guarda la autorización

La autorización se pide antes de recoger los datos, con una casilla al crear la cuenta en la plataforma; a quien ya tenía cuenta se le pide al entrar. De cada autorización se guarda la fecha, la hora, la dirección IP y la versión de la política aceptada. No se necesita autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como los datos de naturaleza pública.

12. Seguridad

Conexión cifrada en todas las páginas, contraseñas guardadas cifradas, permisos por rol, separación de la información de cada cliente, registro de los cambios, copias de respaldo de la base y acceso a los servidores solo con llaves de quien administra la plataforma.

13. Por cuánto tiempo se conservan

• Cuentas de clientes: mientras el servicio esté activo. Al terminar, el cliente puede pedir una copia de su información. Después se borra, salvo lo que la ley obliga a conservar.
• Pruebas que no siguen: se conservan 90 días después de vencida la prueba, por si el cliente decide seguir, con un aviso por correo una semana antes de borrarlas. Se conservan el NIT y el correo con que se hizo la prueba, solo para que no se repita.
• Solicitudes de cuenta que no se confirman: se borran a los 7 días.
• Facturas y sus soportes: el tiempo que exigen las normas contables y tributarias.

14. Cookies

La plataforma usa solo las cookies necesarias para mantener la sesión abierta de forma segura. La página pública cuenta visitas sin cookies de publicidad ni de seguimiento.

15. Cambios y vigencia

Si esta política cambia en algo importante, se avisa por correo o dentro de la plataforma antes de aplicar el cambio, y la plataforma pide aceptar la versión nueva. Las bases de datos se conservan mientras duren las finalidades del numeral 6 y los plazos del numeral 13.